As Secretarias e suas unidades terão a responsabilidade de definir, divulgar e verificar os documentos necessários para o protocolo. É importante destacar que, de acordo com a administração pública do estado de São Paulo, a Lei Estadual N. 10.177/1998, em seu artigo 24, estabelece que "Em nenhuma hipótese, a Administração poderá recusar-se a protocolar a petição, sob pena de responsabilidade do agente." Portanto, a divisão de protocolo não recusará a recepção e o protocolo de processos ou petições administrativas devido à falta de documentação. A análise do pedido será conduzida pela unidade responsável, que decidirá sobre seu deferimento ou indeferimento. No que diz respeito à documentação exigida, a divisão de protocolo se limitará a orientar, informar e instruir o requerente sobre o protocolo administrativo. Qualquer outra dúvida deverá ser esclarecida junto ao setor responsável.